Fra forfatteren: Valentina Korennaya, 09/10/2012, Forretningskommunikation involverer konstant balance mellem takt og vedholdenhed, hårdhed og respekt for partneren. Forretningskorrespondance er en form for kommunikation og samtidig en måde at påvirke en partner eller klient Følgende spørgsmål opstår ofte: "Hvad skal man gøre, hvis en partner ikke opfylder sine forpligtelser?", "Hvordan minder man om en begivenhed, der. er vigtigt for dig, men virker samtidig ikke for påtrængende?” Forretningskommunikationsetikken giver dig mulighed for at gøre dette ved hjælp af et rykkerbrev. Det kan direkte og diskret minde dig om et uopfyldt løfte eller forpligtelse, advare om konsekvenserne af manglende opfyldelse af dem og motivere modtageren til handling. Der kan være mange grunde til at skrive påmindelser, og de kan være både behagelige og knap så behagelige . Oftest minder de dig om: mundtlige aftaler angivet i forretningsdokumentation (gæld, betalingsbetingelser, leveringsdatoer osv., som modtageren skal deltage i (udstillinger, messer, møder, konferencer og andre arrangementer); betingelserne specificeret i forretningsdokumentation Hovedformålet med sådanne breve er at informere og minde om, i nogle tilfælde, en anmodning relateret til fælles interesser. Selvfølgelig kan vi ikke tale om en universel skabelon til at skrive rykkerbreve, men lad os fremhæve de mest karakteristiske komponenter i sådanne breve: 1. Vi henvender os til adressaten.2. Vi giver udtryk for problemet og dets konsekvenser.3. Vi appellerer til modtagerens hukommelse ved at angive dato, nummer og navn. dokument, hvori parternes forpligtelser var anført.4. Vi citerer de punkter, der interesserer os.5. Vi minder dig om fristerne.6. Vi beder dig om at opfylde vilkårene i kontrakten inden for den angivne tidsramme.7. Vi informerer dig om de væsentligste konsekvenser, der vil følge, hvis du ikke opfylder forpligtelser.8. Vi minder om de gode sider af samarbejdet og udtrykker håb om, at det ubehagelige midlertidige fænomen vil blive elimineret.9. Vi håber på yderligere frugtbart samarbejde.10. Underskrift. Afhængigt af hver enkelt sag kan nogle punkter blive forkortet eller udeladt, men det er vigtigt at huske, at adressaten kun skal mindes om forholdene, men de må i intet tilfælde true, skræmme eller ødelægge. Efter at have modtaget et sådant brev, skal adressaten huske sine forpligtelser og ønsker ikke at svigte sin forretningspartner, som bekymrer sig om overholdelse af kontraktvilkårene og partnerens velbefindende brev foreslår følgende skabelonsætninger: Vi minder dig om ... Vi informerer dig ... Vi gør dig opmærksom ... Vi anser det for nødvendigt at minde dig ... Vi giver dig besked ... Vi anser det for nødvendigt at underrette dig. ..I praksis sker det, at vi skal minde dig om noget ikke én gang, men flere gange. I sådanne tilfælde er det hensigtsmæssigt at bruge mere stringente formuleringer: Vi anmoder overbevisende/hurtigt...Vi kræver af dig...Vi insisterer på...Det er tilrådeligt at udstede en rykkerskrivelse på organisationens brevpapir. Dette giver brevet en mere formel tone og tilskynder til seriøs og ansvarlig dialog. Derudover kan et rykkerbrev skrevet på organisationens brevpapir også være et juridisk dokument - "Vi mindede dig om det, selvom du glemte det, og bebrejde så dig selv." vil behandle dig på samme måde. Held og lykke til dig og dine ledende partnere!